Zarządzanie w dobie kryzysu

18.03.2020

Czas w jakim aktualnie znajduje się większość przedsiębiorstw to stan wyjątkowy, gdzie każdy z nas w większym lub mniejszym stopniu odczuje skutki kryzysu epidemicznego. Sytuacja ulega zmianie na skutek rozprzestrzeniającego się wirusa. Każdy kraj w ramach własnej polityki bezpieczeństwa podejmuje radykalne i nagłe decyzje, których konsekwencje wpływają na sposób prowadzenia bieżącej działalności przedsiębiorstw.

Transport jako jedna z nielicznych branż w dobie kryzysu ma szczególne znaczenie, jako krwiobieg gospodarki dostarcza niezbędne do funkcjonowania produkty. Jak zatem funkcjonować i podejmować właściwe decyzje biznesowe w dobie zagrożenia i dynamicznych zmian?

Obecna sytuacja zmusza do podjęcia działań:

  • zmiany organizacji pracy w kierunku pracy zdalnej typu „home office”
  • obiegu dokumentów
  • utrzymania sprawności operacyjnej do generowania przychodów 
  • utrzymania płynności finansowej
  • wdrożenia procedur bezpieczeństwa na okoliczność nowych zagrożeń (zakażenia wirusem)

Zatem od czego zacząć?

Daj znać, że kapitan jest na statku

W pierwszym momencie radykalne zmiany są zaskoczeniem dla każdego, niezależnie od zajmowanego stanowiska, od szeregowego pracownika po właścicieli. Sytuacja z jaką obecnie się mierzymy ma szczególny charakter, na który większość firm nie posiada scenariusza postępowania.  Nie oznacza to jednak, że tego typu sytuacją nie można zarządzać.

W pierwszej kolejności nie pozwól, aby ludzie działali chaotycznie pod wpływem paniki, a ich decyzje były podejmowane na podstawie niepotwierdzonych plotek. Jest to moment, gdzie kapitan musi uspokoić emocje, pokazać, że sytuacja mimo iż jest trudna, to jest pod kontrolą i niezależnie w jakim kierunku dalej potoczą się sprawy, to jako zespół znajdziemy wspólnie rozwiązanie. Należy nadać kierunek działaniom.

Rozdaj zadania

Trudno jest podejmować decyzje nie znając wszystkich faktów i aktualnego obrazu sytuacji. Zbierz niezbędne informacje dotyczące sytuacji samego przedsiębiorstwa jak i zmieniającego się otoczenia – zaangażuj zespół, dzięki czemu zajmie się on poszukiwaniem rozwiązań, a przy okazji tworzysz sztab kryzysowy, który przez cały okres stanu wyjątkowego będzie monitorował kluczowe obszary potrzebne do przetrwania

Należy sprawdzić:

  • ogłoszenia administracyjne: ograniczenia, zalecenia oraz nakazy zmieniające sposób realizacji zadań transportowych,
  • obowiązujące procedury wewnętrzne firmy pod kątem zastosowania w nowej sytuacji,
  • gotowość pojazdów oraz wyposażenia do realizacji zadań, czy są zgodne z obowiązującymi wymaganiami
  • sprawdzić gotowość załogi do realizacji zadań,
  • zabezpieczenia prawne przed zaistniałym zdarzeniem
  • stan zobowiązań, należności oraz rezerw finansowych

Oceń sytuację

Na podstawie zebranych informacji będziesz potrafił ocenić gdzie są braki i jakie działania należy podjąć aby kontynuować działalność. Często tego typu wydarzenia obnażają braki organizacyjne w przedsiębiorstwie, zmuszają do działania i dodatkowego wysiłku. Im większe zaniedbania tym więcej pracy do wykonania.

Wyjątkowo trudne zadanie jest przed firmami, które w każdym obszarze wykazują luki mogące skutkować unieruchomieniem środków transportu w wyniku:

  • złej organizacji pracy – brak możliwości wdrożenia systemu pracy zdalnej. Brak rozwiązań informatycznych niemalże całkowicie wyłącza firmę z pracy bez narażenia zdrowia pracowników
  • niewłaściwa polityka kadrowa oraz nieumiejętne zarządzanie zespołem może doprowadzić do masowych absencji chorobowych, wyłączając pojazdy z eksploatacji
  • nie wdrożenie procedury zapobiegawczej, minimalizującej ryzyko zarażania kierowcy może w szybkim tempie skutkować wyłączeniem kierowców z możliwości do realizacji zadań
  • brak odpowiedniej polisy ubezpieczeniowej oraz stałej obsługi prawnej
  • brak cyklicznych sprawozdań stanu finansów powoduje brak możliwości oceny rzeczywistej sytuacji finansowej przedsiębiorstwa

Może się okazać iż po przeanalizowaniu panującej sytuacji, podobnie jak TBX, jesteśmy dobrze przygotowana na kryzys, a adaptacja do nowych warunków wymaga niewielu usprawnień.

Zacznij działać

Dopiero teraz, po przeanalizowaniu sytuacji w jakiej znajduje się firma, jesteś gotowy do podjęcia działań ukierunkowanych na adaptację do panujących warunków.

Na tym etapie zadbaj również o komunikację zewnętrzną skierowaną do kontrahentów, klientów oraz podwykonawców. Kryzysowa sytuacja również oddziałuje na firmy zewnętrzne. Przygotuj odpowiednią formę oraz sposób informowania kontrahentów o tym, jak będzie wyglądać współpraca w trudnym okresie.

Wdrażając każdą zmianę, zadbaj aby każdy członek zespołu wiedział jaki jest cel i sens zmiany, rozmawiaj z pracownikami. Wyobraź sobie, że dajesz człowiekowi cegły i każesz układać jedną obok drugiej, a drugiemu powiedz, że jego zadaniem jest zbudować dom – jak będzie się różnił uzyskany efekt końcowy każdego z nich.

Szczególne wydarzenia i czasy wymagają trudnych decyzji i wyjątkowych środków oraz działań. Nie wszystkie braki i zaniedbania są możliwe do nadrobienia i poprawy, szczególnie trudno o poprawę stosunków międzyludzkich i niezażeganych konfliktów. Posiadając wiedzę o możliwościach  i sytuacji, w jakiej znajduje się firma, każdy kapitan musi podejmować trudne decyzje. To jest czas na wspólne działanie każdego członka zespołu, zarówno pracowników administracyjnych, operacyjnych jak też i kierowców. Trzymamy kciuki za każdego kapitana prowadzącego swój statek przez sztorm o imieniu COVID-19.